Incrementa la tua produttività: fai il doppio in metà del tempo

Se stai riscontrando dei problemi di produttività nella tua organizzazione lavorativa evidentemente qualcosa funziona in maniera poco efficiente.

Per risolvere alcune problematiche di organizzazione aziendale esistono vari modi.

Oggi ti parlerò del Metodo SCRUM e del Metodo AGILE.

 

A causa dell’incremento di richieste e alla modifica della domanda sul commercio (maggiore di anno in anno), vi è la necessità di dover aumentare la produzione e diminuire i costi.

Questo vale su qualsiasi tipologia di produzione, che sia essa un prodotto o un servizio.

 

Per darci una mano nella gestione dei progetti (Project Management) arrivano due metodi. Quello AGILE e quello SCRUM.

 

Cos’è il metodo AGILE?

Il metodo AGILE si è sviluppato inizialmente in ambito informatico negli anni 90.

Basato sulla gestione e organizzazione dei gruppi di persone (clienti, fornitori, finanziatori, collaboratori e così via).

I principi da seguire sono:

  • Dare maggior importanza a persone e interazioni a discapito di processi e strumenti (cura delle relazioni e comunicazione migliorata);
  • Maggior importanza all’avere del software funzionante, piuttosto che una documentazione completa e dettagliata del lavoro da svolgere;
  • Aumentare la collaborazione tra fornitori e clienti, oltre che rispettare le scadenze contrattuali;
  • Essere sempre pronti a modificare le priorità del lavoro, rispetto all’obiettivo finale.

 

Cos’è il metodo SCRUM?

Il metodo SCRUM è basato su quello AGILE, ma utilizzato su larga scala.

Viene applicato in progetti complessi ed innovativi.

Alcuni esempi sono il software Sentinel dell’FBI o la gestione delle case automobilistiche giapponesi. In entrambi i casi si è lavorato ad eliminare da subito le problematiche riscontrate, piuttosto che farlo dopo, riducendo drasticamente i problemi.

 

Entrambi i metodi, avendo la stessa base si suddividono in gestioni di “sprint”.

Uno sprint è una suddivisione di compiti nel tempo. Avendo l’obiettivo finale il rimuovere gli impedimenti e gli ostacoli si organizzano vari sprint.

Lo sprint dura 2 settimane. La fase iniziale è una riunione di lavoro per suddividere il processo di sviluppo nelle due settimane successive.

Scrivendo tutto su post-it ed esponendoli su un muro, in modo che tutti possano seguire l’andamento dei lavori in corso.

 

A seguito delle due settimane si fa una nuova riunione, chiamata “demo“. In questa fase verrà mostrato il lavoro fatto durante l’ultimo sprint. Per poi ripartire successivamente con il resto del lavoro in un ciclo che va di sprint in sprint.

 

Le regole base da seguire sono:

  • Pianificare;
  • Fallire il prima possibile per imparare ed arrivare al successo del progetto;
  • Eliminare lavoro che non produce valore reale, sostituendolo con altri compiti utili.

 

La gestione del team si costituisce di poche persone. Il minimo consigliato è di 5, fino ad un massimo di 9 persone.

Sempre rimanendo in ambito informatico, collegandoci alla costituzione di un team, citiamo la Legge di Brooks.

Questa legge dice che, se aggiungiamo una componente (forza lavoro / membro) al team su un progetto in ritardo, il ritardo di questo progetto tenderà ad aumentare.

Le motivazioni sono semplici e sono banalmente due:

  • Occorre del tempo per portare tutti allo stesso livello di conoscenza del progetto;
  • Aumenta il maggior numero di canali informativi/comunicativi da dover gestire, sovraccaricando il lavoro.

 

La gestione dei canali del team si calcola con la formula:

Canali di comunicazione = numero di persone x (numero di persone – 1) / 2

Ad esempio, prendendo il numero minimo di 5 persone nel team, si avranno da dover gestire 10 canali. Invece sul numero massimo di persone (9 membri) si dovranno gestire ben 36 canali comunicativi!

 

Per una gestione completa, nel Metodo SCRUM i ruoli utili sono 3, definiti all’interno del team.

  1. SCRUM Master: il responsabile del progetto, deve verificare che vengano seguite tutte le regole e i processi del metodo attuato;
  2. Product Owner: l’incaricato che gestisce la comunicazione tra le varie persone del progetto (cliente, fornitori, collaboratori, etc) e conosce tutti i requisiti da seguire;
  3. Team di Sviluppo: la vera forza lavoro, il team di cui abbiamo parlato qui sopra, che deve essere costituito da un minimo di 5, ad un massimo di 9 persone.

 

Per completare la gestione si applica un Ciclo di Produzione, chiamato anche PDCA (Plan Do Check Adapt), in italiano PAA (Pianifica Agisci Adatta).

Il tutto è costituito da varie fasi:

  1. Lo Sprint già citato della durata di due settimane;
  2. I Daily Scrum, ovvero un check iniziale di 15 minuti da fare tutte le mattine, dove si verifica il lavoro fatto il giorno precedente e si prepara un piano per la giornata;
  3. La fase “demo”, dove si presenta il lavoro svolto ogni due settimane;
  4. Analisi Finale, dove tutto il team valuta se vi sono delle problematiche da dover risolvere subito prima di andare avanti.

 

Seguendo il Metodo SCRUM alcune grosse ed importanti aziende sono riuscite a dimezzare i tempi di produzione e avere un lavoro finale perfetto.

Se vuoi saperne di più ti consiglio di leggere uno di questi due libri:

  1. Scrum di Jeff Sutherland
  2. 4 ore alla settimana di Timothy Ferris

Cosa significa oggi fare Marketing?

Nel mondo moderno in molti associano il marketing a fuffa, a qualcosa di astratto.
Qualcosa da cui starne alla larga.

 

Tutti noi (o quasi) sappiamo cos’è il marketing.

Per chi non lo sapesse il marketing è un insieme di tecniche e strategie per mettere a disposizione del consumatore finale determinati servizi/prodotti. In un dato tempo, luogo e modo. Cercando di mantenere bassi i costi.

 

Banalmente il marketing digitale è marketing applicato alle nuove (ma non nuovissime) tecnologie, tra cui in maniera assoluta internet.

 

Ritornando a noi, ormai ogni scelta che facciamo è influenzata dal marketing.

No, è inutile che provi a scappare e nasconderti. Puoi svincolarti isolandoti in qualche montagna dell’Himalaya. Forse.

 

Nel caso ne fossimo consci, così facendo, in maniera del tutto automatica, diamo per scontato la parte di buono che il marketing ha da offrirci. Sopratutto quando l’associamo a qualcosa da evitare come la peste.

 

Mentre chi vuole farlo si concentra all’ambito economico e sociale del mercato. Parlando di fatturato del business, interazioni sui social network (sia a livello di profilo privato, che di campagne di marketing) e così via.

 

Il Marketing fortunatamente non è solo questo. Nel profondo è formato da idee e progetti. Ambizioni.

Il Marketing puro ha la propria anima, che vive autonomamente.

Un’anima che si nutre del cambiamento, ed è questo che dobbiamo offrire alle persone. Il cambiamento.

 

C’è bisogno di permettere a tutti di cambiare e per farlo bisogna influenzare in maniera positiva e buona.

Per capire se il cambiamento che stiamo offrendo è utile o meno, dobbiamo porci una ed una sola domanda.

 

Se il nostro prodotto/servizio sparisse dal mercato, la gente troverebbe un valido sostituto o ne sentirebbe la mancanza?

Nel caso la risposta fosse positiva stiamo andando sulla strada giusta. In caso contrario fermiamoci a ragionare.

 

Un’errore tipo, che fa scappare le persone è l’associare la pubblicità al marketing.

 

Qual è la differenza tra Fare Marketing VS Fare Pubblicità?

Gli spot, materiale brutto cartaceo che troviamo in giro, il dover scalare vecchie classifiche musicali a suon di quattrini.

 

Tutto questo è fare pubblicità. Un pò come la concorrenza tra aziende (a chi ce l’ha più grosso o a chi dice di fare meglio, i famosi LEADER DEL SETTORE).

In base all’ultimo punto io mi sono sempre chiesto, ma se tutti sono leader, che senso ha? Cioè, ma che cavolo stanno a scrivere?

 

Cosa significa oggi fare Marketing

 

Riepilogando brevemente quanto detto nell’ultimo paragrafo, la pubblicità è un modo con cui mostrare un prodotto.

Invece il marketing è un processo. Un insieme di regole e di strategie complesse per trovare le buyer personas specifiche.

 

Per fare marketing vero bisogna avere testa. Trovare prima di tutto a chi dobbiamo riferirci (e no, non siamo noi!), in seguito studiare.

Schedulare e impostare una strategia efficace per il breve, medio e lungo termine. Con scadenze ben precise e studiate.

 

Gian, ma cosa sono le buyer personas di cui hai parlato?

Le buyer personas sono banalmente dei clienti tipo. Delle figure “immaginarie” che possono essere il nostro modello di clientela.

 

In pratica costruiamo su carta dei modelli generici (o specifici uno ad uno) di potenziali clienti. Dando un luogo di vita, un’età, uno stile di vita.

In questo modo riusciamo a capire a chi ci stiamo rivolgendo e come dobbiamo rivolgerci.

 

Non so se avete mai giocato a The Sims, nel caso affermativo ecco, è un pò come se stesse creando una famigliola, ma in questo caso riferito al nostro business.

 

Interessante, ma come faccio a creare una buyer persona?

Questo articolo tratta un argomento diverso, probabilmente ci ritornerò. Cerco di essere breve ma utile per degli spunti iniziali.

Una volta che abbiamo un prodotto/servizio beta (di test), possiamo fare delle analisi sul campo di battaglia.

 

Iniziamo a cercare dei clienti ideali, proponiamo a questi dei sondaggi o delle interviste. Pian piano lavoriamo con i materiali raccolti e proseguiamo le nostre analisi.

Ci vorrà un pò di tempo, in base a quanti più dettagli vogliamo avere. Ma una volta finito avremo uno o più cliente ideali, su cui basare le nostre attività di strategia future.

 

Ora abbiamo capito cos’è il marketing, cosa cambia tra fare marketing e fare pubblicità. Rimane da sapere cosa significa fare marketing oggi.

Il compito del marketing è quello di risolvere i problemi alle persone, non crearli. Motivo per cui ho spinto tanto sul conoscere il proprio cliente ideale.

 

Se conosciamo l’utilizzatore finale, conosceremo i suoi probabili problemi, potendo così offrire soluzioni. Nulla di più facile (o magari no?).

L’utilità di un prodotto è quella data in base a ciò che può fare per noi, non sul prodotto in se. Il prodotto deve essere utile alla singola persona.

 

Smettiamola di pensare all’utilità generale, perché ognuno ha le proprie necessità.

 

Infine il marketing deve creare dei legami. Creare una Community. Competere per avere l’attenzione del consumatore non funziona più (parlo ad esempio degli infiniti spot pubblicitari).

 

Tutti noi riceviamo troppi input esterni. In questa maniera elimineremo gran parte della nostra giornata.

Ma se ci rendiamo utili, e cerchiamo di stringere un legame con il nostro cliente, lui rimarrà da noi. Verrà fidelizzato.

 

Non vediamolo però come se fosse una setta, invece vediamolo come se fosse una bellissima famiglia. Offriamo soluzioni, non problemi. Rendiamoci utili, indispensabili e nessuno scapperà più da noi.

 

Se vuoi scoprirne di più ti consiglio di leggere Questo è il marketing. Non puoi essere visto finché non impari a vedere.Seth Godin

Un libro che spiega cosa significa fare marketing oggi. Come è cambiato l’approccio delle persone (e come invece non lo è del tutto, con le continue pubblicità invasive e generiche).

 

Ricorda, renditi speciale e unico.

Come rendere virale un prodotto o un’idea

Partiamo dal chiedere il perché le cose diventano virali, diffondendosi ovunque.

I motivi possono essere i più disparati. Un prodotto di moda, un prezzo vantaggioso, qualità migliore. Tutto questo è riferito però a dei prodotti fisici e servizi.

Ma non tutto è formato da prodotti e servizi, ma anche da idee.

Gli elementi principali, che rendono un’idea vincente e virale sono 6.

 

Come rendere quindi virali i nostri prodotti e le nostre idee?

 

Il primo step è definito Valuta Sociale.

Bisogna trasformare il nostro prodotto in qualcosa di esclusivo, seguendo 3 semplici passi:

  • Rendere il prodotto particolare, insolito, interessante o semplicemente qualcosa di nuovo;
  • Coinvolgere le persone a condividere le meccaniche di gioco (es. concorsi);
  • Coinvolgere le persone facendole sentire parte di qualcosa.

 

Il secondo step viene chiamato Triggers.

Bisogna attivare degli stimoli nella mente delle persone. Creare emozioni. Community.

Cerchiamo di rendere il prodotto costante nel proprio uso. Abituiamo il cliente finale ad utilizzarlo più e più volte.

 

Terzo step, l’Emozione.

Creiamo una forte emozione, che sia positiva o negativa. Basta che sia fortissima.

Alcuni forti tipi di emozioni sono chiamate arousal (un termine tratto dalla neuropsicologia). Ovvero emozioni che creano uno stato di eccitazione e risveglio.

Qualcosa insomma che ci porti ad agire. Quindi uno stimolo alla condivisione sia orale che tramite social e simili.

 

Quarto step, il Pubblico del nostro prodotto.

Attiviamo un meccanismo abbastanza conosciuto nel campo del marketing ma non solo. La riprova sociale (meglio conosciuto come social proof in inglese).

Si tratta di sviluppare un’influenza sociale che crei un fortissimo impatto per generare interesse.

Insomma, una trasformazione dalla nostra vita privata al pubblico. Cercando influenzare le persone ad imitarci. Ad esempio con l’utilizzo di Influencers.

 

Quinto step, crea il Valore Pratico.

A tutti piace condividere un contenuto che porti valore pratico e utile. Perché chiunque vuole sentirsi utile.

Una delle prime cosa che si tende a diffondere sono offerte e sconti.

Una piccola tips: sotto cifre di 100 (valuta), un prezzo scontato in percentuale sembrerà maggiore di uno in valore monetario. Esempio il 50% di 50 sarà più attraente di un 25€ su 50.

 

Sesto ed ultimo step, iniziamo con il raccontare Storie.

Da sempre l’uomo ama raccontare storie, sopratutto se coinvolgenti.

A loro volta, le storie raccontano sempre qualcosa, e possono portare elementi di condivisione e passaparola. Siano essi elementi di valuta sociale o di valore pratico.

A noi stessi sarà capitato di raccontare storie attraenti e di condivisione. Magari recensendo un prodotto, sull’uso personale che ne abbiamo fatto. Questo tipo di storie sono le nostre esperienze.

 

Per saperne di più ti consiglio di leggere il libro Contagius di Jonah Berger. Disponibile sia in lingua inglese, che in lingua italiana (Contagioso).

Elimina ciò che non è necessario

Ci ritroviamo nell’era digitale. Nell’era dell’Industria 4.0. Circondati di tecnologia che ci dovrebbe aiutare ad aumentare la nostra produttività.

Derubandoci però della concentrazione e della memoria umana.

Siamo circondati da continue notifiche, social e distrazioni varie che ci portano a sprecare moltissimo tempo. Scopriamo assieme come risolvere.

Elimina ciò che non è necessario.

Per fare questo prendo moltissimi spunti dal libro Free to Focus di Michael Hyatt.

Nel suo libro parla di come esistano 4 principali gruppi, dove possiamo suddividere le varie attività che dobbiamo compiere:

  1. Attività tran tran, tipologia di attività dove non siamo bravi e non siamo appassionati. Sono quelle da scartare e sicuramente da delegare;
  2. Attività disinteresse, dove siamo competenti ma non proviamo interesse nel farle. Anche qua, meglio delegare esternamente;
  3. Attività distrazione, qui siamo abilissimi ma sprechiamo molte risorse, sopratutto a livello di tempo ed energie. Come nelle due precedenti, il trucco è delegare;
  4. Attività del desiderio, arriviamo al mix perfetto che incrocia le nostre abilità e dove proviamo passione. Qui è dove dedichiamo noi stessi. Questo è ciò che dovremo svolgere.

Possiamo eliminare ciò che non è necessario nella nostra vita. Seguendo vari step, non per forza legati fra loro in successione.

Passo 1: eliminare

Dobbiamo allenare il tuo muscolo del “no”. Impariamo a dire di no. Facciamo attenzione a dire di si.

Iniziamo con il creare una to do list da rispettare. Se le attività fanno parte dei primi 3 punti sopra elencati diciamo di NO.

Non sforiamo dal nostro calendario e sopratutto seguiamo meticolosamente la nostra to do list. Riepilogando, bisogna eliminare tutte le attività tran tran e quelle prive di interesse.

Passo 2: automatizzare

Gianmario, parli di automatizzare, ok. Ma cosa?

Semplice, possiamo automatizzare varie cose.

  • Noi stessi. Creiamo delle routine/abitudini.

Semplicemente se ripetiamo sempre le stesse cose, ci verranno automatiche e avremo la mente più libera.

Alcuni esempi sono il creare delle routine mattutine (ho già parlato di come cambiare vita con poche abitudini quotidiane) o quelle prima di dormire.

  • Tramite modelli. Creazione di pratiche basate su modelli pronti.

Un esempio sono delle email ripetitive. Se facciamo spesse una stessa attività, come scrivere delle email con una base sempre uguale, prepariamo un modello.

Così sarà tutto già pronto risparmiando tempo e fatica. Si potrebbero fare migliaia di esempi.

Io stesso uso un modello base di template sviluppato da zero con le mie manine per i siti web da cui partire. Pronto quello sarà la base su cui applicare tutte le altre modifiche. Questo processo farà risparmiare fino a svariate ore ogni giorno.

  • Tramite processi. Sviluppiamo una lista di passi da seguire per compiti simili. Se facciamo sempre le stesse attività, nello stesso modo, creiamo una lista.

Esempio praticissimo. Facciamo esercizi ogni giorno o più volte la settimana. In genere gli esercizi di allenamento sono sempre gli stessi alternati.

Bene facciamo delle liste, in modo da non dover andare di memoria di volta in volta.

  • Utilizziamo la tecnologia. Svariate applicazioni e software sono stati sviluppati e lo saranno ancora per semplificarci la vita ed automatizzare moltissime attività.

In ambito marketing danno una mano immensa. Permettono di compiere azioni con un numero illimitato di persone, come invii di email specifiche a tempi specifici, tutto in automatico.

L’importante è capire cosa ci serve, cercare più software. Confrontarli tra loro e sceglierne uno.

Passo 3: delegare

Questa parola l’ho ripetuta più e più volte in questo articolo. Dobbiamo delegare tutte le attività surplus o che non vogliamo fare ad altre persone (o software). In modo da tenerci liberi il più possibile. Eliminando tutto quello che non è necessario.

Passo 4: consolidare

Proseguiamo con una pianificazione della settimana ideale.

Ogni fine settimana apriamo il nostro calendario o software utilizzato (io uso Trello) e programmiamo con dedizione tutta la settimana successiva. Schedulando le varie attività.

Lasciamoci liberi anche degli spazi per eventuali urgenze. Sopratutto evitate il multitasking.

Compiendo più attività tutte assieme rischiamo di perdere tempo, facendo casini e non essendo al 100% concentrati.

Sviluppiamo un’attività alla volta. Finiremo molto prima e saremo totalmente concentrati verso quell’obiettivo.

Passo 5: designare

Date a ciascun compito la propria priorità nelle lista create.

Ogni attività ha diverse priorità. Iniziamo la giornata con quelle più urgenti e utili, fino a lasciare per ultime quelle meno importanti.

Finita la settimana facciamo un’analisi della settimana precedente. Pensiamo su cosa si poteva migliorare. Per poter organizzare settimana successiva.

Qualche consiglio extra:

  • eliminare attività non rilevanti;
  • fissare tutti gli appuntamenti;
  • stabilire priorità per ciascuna attività;
  • posporre attività che non si ha tempo, ma vanno comunque fatte (alla settimana successiva).

Passo 6: attivazione

Ultimo passo di questo prezioso contenuto.

Evitate le distrazioni e le interruzioni. Intendo tutte le notifiche di smartphone/tablet/computer. La segreteria, gli autorisponditori. Fino al disordine scrivania e pc (desktop).

Via con una pulizia veloce, ordiniamo il luogo dove lavoriamo e stacchiamo. Un consiglio è disattivare audio e vibrazione dei dispositivi elettronici. Chiudiamo tutti i social e ascoltiamo musica per concentrarci.

“Essere produttivi non significa fare più cose, significa fare le cose giuste.” – cit. Michael Hyatt

Se sei rimasto incuriosito e vuoi scoprirne di più ti consiglio di leggere Free to Focus di Michael Hyatt.

Cosa stimola la concentrazione

In molti cercano come aumentare la concentrazione, come riuscire a concentrarsi, come stare attenti.

Queste ricerche vengono fatte da chiunque. Per ambito personale, lavorativo, scolastico.

I modi che si trovano sono svariati, ma i principali sono “luoghi“, alimenti, musica.

È come per dire di attivare varie aree sensoriali della nostra mente. Area visiva, area del gustativa/olfattiva/del tatto. Infine area uditiva.

place, food, music.

Noi tratteremo per ora solo uno di questi 3 elementi. La musica.

Brevemente, esistono delle onde sonore, che tramite vibrazioni interne ci possono far cambiare umore.

Le vibrazioni avvengono per via di varie frequenze percepite che fanno vibrare l’acqua di cui il nostro corpo in gran parte è composto.

Esistono moltissimi studi provati, dove si parla di queste frequenze.

Ultimamente (da qualche settimana) sto provando un ottimo servizio, che aiuta proprio a raggiungere degli obiettivi con dei suoni riprodotti.

Il servizio si chiama Brain.fm (non guadagno nulla da esso, ma mi piace condividere risorse preziose).

Vi è la possibilità di fare 5 “esperimenti” (prove) gratuiti, prima di decidere se acquistare successivamente un abbonamento mensile o annuale.

Nel caso acquistasse il pacchetto sotto abbonamento, vi ritroverete sbloccati un’infinità di file audio.

Gli audio sono suddivisi in 3 macrocategorie. Focus, Relax e Sleep. Dentro di esse troveremo (sopratutto dall’app mobile, fatta meglio) altre sottocategorie più dettagliate.

Ogni audio è studiato in modo da aiutarci a raggiungere un determinato obiettivo nell’arco di un tempo prefissato deciso da noi.

Ad esempio se decidiamo di doverci concentrare, selezioniamo Focus e successivamente un tempo che varia da 30 minuti, un’ora, due ore o in loop infinito.

Se scegliamo Sleep, per dormire, possiamo decidere una tempistica di 6, 7 o 8 ore. In maniera che ci accompagni per tutta la nottata.

Volete solo rilassarvi o meditare? Bene, andiamo su Relax e si parte. Io personalmente uso la funzione Relax per varie cose.

Meditation per meditare brevemente o isolare il cervello da pensieri esterni. Quick Relax per staccare per un breve periodo dal computer e dallo stress del mondo esterno.

Ancora meglio un mix delle due mentre voglio concentrarmi maggiormente sulla lettura di un buon libro e magari fuori c’è troppo casino.

Gli autori dell’applicativo vi forniranno vari consigli, uno dei più utilizzati è quello di usare delle cuffie (consiglio isolanti dai rumori esterni), in modo da concentrarvi al massimo e apprendere di più e meglio.

Infatti è presente la sezione Learn, che ci aiuterà a capire meglio varie funzionalità e ci darà consigli preziosissimi.

Nella speranza di essere stato d’aiuto anche a pochi, preparerò ulteriore materiale attinente alla concentrazione e al rilassamento di copro e mente.

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