Elimina ciò che non è necessario

Ci ritroviamo nell’era digitale. Nell’era dell’Industria 4.0. Circondati di tecnologia che ci dovrebbe aiutare ad aumentare la nostra produttività.

Derubandoci però della concentrazione e della memoria umana.

Siamo circondati da continue notifiche, social e distrazioni varie che ci portano a sprecare moltissimo tempo. Scopriamo assieme come risolvere.

Elimina ciò che non è necessario.

Per fare questo prendo moltissimi spunti dal libro Free to Focus di Michael Hyatt.

Nel suo libro parla di come esistano 4 principali gruppi, dove possiamo suddividere le varie attività che dobbiamo compiere:

1. Attività tran tran, tipologia di attività dove non siamo bravi e non siamo appassionati. Sono quelle da scartare e sicuramente da delegare;
2. Attività disinteresse, dove siamo competenti ma non proviamo interesse nel farle. Anche qua, meglio delegare esternamente;
3. Attività distrazione, qui siamo abilissimi ma sprechiamo molte risorse, sopratutto a livello di tempo ed energie. Come nelle due precedenti, il trucco è delegare;
4. Attività del desiderio, arriviamo al mix perfetto che incrocia le nostre abilità e dove proviamo passione. Qui è dove dedichiamo noi stessi. Questo è ciò che dovremo svolgere.

Possiamo eliminare ciò che non è necessario nella nostra vita. Seguendo vari step, non per forza legati fra loro in successione.

Passo 1: eliminare

Dobbiamo allenare il tuo muscolo del “no”. Impariamo a dire di no. Facciamo attenzione a dire di si.

Iniziamo con il creare una to do list da rispettare. Se le attività fanno parte dei primi 3 punti sopra elencati diciamo di NO.

Non sforiamo dal nostro calendario e sopratutto seguiamo meticolosamente la nostra to do list. Riepilogando, bisogna eliminare tutte le attività tran tran e quelle prive di interesse.

Passo 2: automatizzare

Gianmario, parli di automatizzare, ok. Ma cosa?

Semplice, possiamo automatizzare varie cose.

• Noi stessi. Creiamo delle routine/abitudini.

Semplicemente se ripetiamo sempre le stesse cose, ci verranno automatiche e avremo la mente più libera.

Alcuni esempi sono il creare delle routine mattutine (ho già parlato di come cambiare vita con poche abitudini quotidiane) o quelle prima di dormire.

• Tramite modelli. Creazione di pratiche basate su modelli pronti.

Un esempio sono delle email ripetitive. Se facciamo spesse una stessa attività, come scrivere delle email con una base sempre uguale, prepariamo un modello.

Così sarà tutto già pronto risparmiando tempo e fatica. Si potrebbero fare migliaia di esempi.

Io stesso uso un modello base di template sviluppato da zero con le mie manine per i siti web da cui partire. Pronto quello sarà la base su cui applicare tutte le altre modifiche. Questo processo farà risparmiare fino a svariate ore ogni giorno.

• Tramite processi. Sviluppiamo una lista di passi da seguire per compiti simili. Se facciamo sempre le stesse attività, nello stesso modo, creiamo una lista.

Esempio praticissimo. Facciamo esercizi ogni giorno o più volte la settimana. In genere gli esercizi di allenamento sono sempre gli stessi alternati.

Bene facciamo delle liste, in modo da non dover andare di memoria di volta in volta.

• Utilizziamo la tecnologia. Svariate applicazioni e software sono stati sviluppati e lo saranno ancora per semplificarci la vita ed automatizzare moltissime attività.

In ambito marketing danno una mano immensa. Permettono di compiere azioni con un numero illimitato di persone, come invii di email specifiche a tempi specifici, tutto in automatico.

L’importante è capire cosa ci serve, cercare più software. Confrontarli tra loro e sceglierne uno.

Passo 3: delegare

Questa parola l’ho ripetuta più e più volte in questo articolo. Dobbiamo delegare tutte le attività surplus o che non vogliamo fare ad altre persone (o software). In modo da tenerci liberi il più possibile. Eliminando tutto quello che non è necessario.

Passo 4: consolidare

Proseguiamo con una pianificazione della settimana ideale.

Ogni fine settimana apriamo il nostro calendario o software utilizzato (io uso Trello) e programmiamo con dedizione tutta la settimana successiva. Schedulando le varie attività.

Lasciamoci liberi anche degli spazi per eventuali urgenze. Sopratutto evitate il multitasking.

Compiendo più attività tutte assieme rischiamo di perdere tempo, facendo casini e non essendo al 100% concentrati.

Sviluppiamo un’attività alla volta. Finiremo molto prima e saremo totalmente concentrati verso quell’obiettivo.

Passo 5: designare

Date a ciascun compito la propria priorità nelle lista create.

Ogni attività ha diverse priorità. Iniziamo la giornata con quelle più urgenti e utili, fino a lasciare per ultime quelle meno importanti.

Finita la settimana facciamo un’analisi della settimana precedente. Pensiamo su cosa si poteva migliorare. Per poter organizzare settimana successiva.

Qualche consiglio extra:

• eliminare attività non rilevanti;
• fissare tutti gli appuntamenti;
• stabilire priorità per ciascuna attività;
• posporre attività che non si ha tempo, ma vanno comunque fatte (alla settimana successiva).

Passo 6: attivazione

Ultimo passo di questo prezioso contenuto.

Evitate le distrazioni e le interruzioni. Intendo tutte le notifiche di smartphone/tablet/computer. La segreteria, gli autorisponditori. Fino al disordine scrivania e pc (desktop).

Via con una pulizia veloce, ordiniamo il luogo dove lavoriamo e stacchiamo. Un consiglio è disattivare audio e vibrazione dei dispositivi elettronici. Chiudiamo tutti i social e ascoltiamo musica per concentrarci.

“Essere produttivi non significa fare più cose, significa fare le cose giuste.” – cit. Michael Hyatt

Se sei rimasto incuriosito e vuoi scoprirne di più ti consiglio di leggere Free to Focus di Michael Hyatt.