Incrementa la tua produttività: fai il doppio in metà del tempo

Se stai riscontrando dei problemi di produttività nella tua organizzazione lavorativa evidentemente qualcosa funziona in maniera poco efficiente.

Per risolvere alcune problematiche di organizzazione aziendale esistono vari modi.

Oggi ti parlerò del Metodo SCRUM e del Metodo AGILE.

A causa dell’incremento di richieste e alla modifica della domanda sul commercio (maggiore di anno in anno), vi è la necessità di dover aumentare la produzione e diminuire i costi.

Questo vale su qualsiasi tipologia di produzione, che sia essa un prodotto o un servizio.

Per darci una mano nella gestione dei progetti (Project Management) arrivano due metodi. Quello AGILE e quello SCRUM.

Cos’è il metodo AGILE?

Il metodo AGILE si è sviluppato inizialmente in ambito informatico negli anni 90.

Basato sulla gestione e organizzazione dei gruppi di persone (clienti, fornitori, finanziatori, collaboratori e così via).

I principi da seguire sono:

• Dare maggior importanza a persone e interazioni a discapito di processi e strumenti (cura delle relazioni e comunicazione migliorata);
• Maggior importanza all’avere del software funzionante, piuttosto che una documentazione completa e dettagliata del lavoro da svolgere;
• Aumentare la collaborazione tra fornitori e clienti, oltre che rispettare le scadenze contrattuali;
• Essere sempre pronti a modificare le priorità del lavoro, rispetto all’obiettivo finale.

Cos’è il metodo SCRUM?

Il metodo SCRUM è basato su quello AGILE, ma utilizzato su larga scala.

Viene applicato in progetti complessi ed innovativi.

Alcuni esempi sono il software Sentinel dell’FBI o la gestione delle case automobilistiche giapponesi. In entrambi i casi si è lavorato ad eliminare da subito le problematiche riscontrate, piuttosto che farlo dopo, riducendo drasticamente i problemi.

Entrambi i metodi, avendo la stessa base si suddividono in gestioni di “sprint”.

Uno sprint è una suddivisione di compiti nel tempo. Avendo l’obiettivo finale il rimuovere gli impedimenti e gli ostacoli si organizzano vari sprint.

Lo sprint dura 2 settimane. La fase iniziale è una riunione di lavoro per suddividere il processo di sviluppo nelle due settimane successive.

Scrivendo tutto su post-it ed esponendoli su un muro, in modo che tutti possano seguire l’andamento dei lavori in corso.

A seguito delle due settimane si fa una nuova riunione, chiamata “demo“. In questa fase verrà mostrato il lavoro fatto durante l’ultimo sprint. Per poi ripartire successivamente con il resto del lavoro in un ciclo che va di sprint in sprint.

Le regole base da seguire sono:

• Pianificare;
• Fallire il prima possibile per imparare ed arrivare al successo del progetto;
• Eliminare lavoro che non produce valore reale, sostituendolo con altri compiti utili.

La gestione del team si costituisce di poche persone. Il minimo consigliato è di 5, fino ad un massimo di 9 persone.

Sempre rimanendo in ambito informatico, collegandoci alla costituzione di un team, citiamo la Legge di Brooks.

Questa legge dice che, se aggiungiamo una componente (forza lavoro / membro) al team su un progetto in ritardo, il ritardo di questo progetto tenderà ad aumentare.

Le motivazioni sono semplici e sono banalmente due:

• Occorre del tempo per portare tutti allo stesso livello di conoscenza del progetto;
• Aumenta il maggior numero di canali informativi/comunicativi da dover gestire, sovraccaricando il lavoro.

La gestione dei canali del team si calcola con la formula:

Canali di comunicazione = numero di persone x (numero di persone – 1) / 2

Ad esempio, prendendo il numero minimo di 5 persone nel team, si avranno da dover gestire 10 canali. Invece sul numero massimo di persone (9 membri) si dovranno gestire ben 36 canali comunicativi!

Per una gestione completa, nel Metodo SCRUM i ruoli utili sono 3, definiti all’interno del team.

1. SCRUM Master: il responsabile del progetto, deve verificare che vengano seguite tutte le regole e i processi del metodo attuato;
2. Product Owner: l’incaricato che gestisce la comunicazione tra le varie persone del progetto (cliente, fornitori, collaboratori, etc) e conosce tutti i requisiti da seguire;
3. Team di Sviluppo: la vera forza lavoro, il team di cui abbiamo parlato qui sopra, che deve essere costituito da un minimo di 5, ad un massimo di 9 persone.

Per completare la gestione si applica un Ciclo di Produzione, chiamato anche PDCA (Plan Do Check Adapt), in italiano PAA (Pianifica Agisci Adatta).

Il tutto è costituito da varie fasi:

1. Lo Sprint già citato della durata di due settimane;
2. I Daily Scrum, ovvero un check iniziale di 15 minuti da fare tutte le mattine, dove si verifica il lavoro fatto il giorno precedente e si prepara un piano per la giornata;
3. La fase “demo”, dove si presenta il lavoro svolto ogni due settimane;
4. Analisi Finale, dove tutto il team valuta se vi sono delle problematiche da dover risolvere subito prima di andare avanti.

Seguendo il Metodo SCRUM alcune grosse ed importanti aziende sono riuscite a dimezzare i tempi di produzione e avere un lavoro finale perfetto.

Se vuoi saperne di più ti consiglio di leggere uno di questi due libri:

1. Scrum di Jeff Sutherland
2. 4 ore alla settimana di Timothy Ferris